Wat we met gegevens op deze openbare website doen. Bijgewerkt op 7 september 2026.
ClubDash is op dit moment een initiatief van Ralph Pierik. Ralph is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens op deze website. Vragen of een verzoek over je gegevens kun je sturen naar info@clubdash.nl.
Deze verklaring gaat over de website, de pilotaanmelding en de hulpchat. Voor het verwerken van ledengegevens in de verenigingsapp maken we aparte afspraken met de vereniging.
Bij een pilotaanmelding of kennismaking bewaren we de ingevulde verenigingsgegevens, je naam, e-mailadres en werkwijze. Daarmee beantwoorden we je verzoek en bespreken we mogelijke deelname. De grondslag is het nemen van stappen op jouw verzoek, vóór een mogelijke overeenkomst.
Bij een hulpvraag per e-mail bewaren we je vraag, e-mailadres en onze reactie om je te helpen. We gebruiken deze gegevens zolang het contact of de pilotbeoordeling loopt. Daarna beoordelen we welke gegevens nog nodig zijn voor gemaakte afspraken of een openstaande vraag. Je kunt eerder om verwijdering vragen.
De chat gebruikt Claude van Anthropic. Je verstuurde vraag, maximaal vier eerdere vraag-antwoordparen en passende stukken uit onze openbare kennisbank gaan naar Anthropic om een antwoord te maken. De chat kan geen ledenadministratie, bankgegevens of accounts opzoeken.
We bewaren verstuurde vragen, antwoorden, gebruikte bronnen en beoordelingen in onze eigen database. Daarmee kunnen we antwoorden controleren, fouten herstellen en zien welke uitleg ontbreekt. Dit doen we vanuit ons gerechtvaardigd belang om goede hulp te bieden. Je hoeft voor AI-hulp geen e-mailadres in te vullen. Je kunt ook rechtstreeks mailen.
Gesprekken zijn 90 dagen beschikbaar. Daarna verwijdert een dagelijkse opruimtaak het gesprek en de bijbehorende vragen en beoordelingen; fysieke verwijdering kan daardoor tot één dag later plaatsvinden. Versleutelde reservekopieën rouleren na 30 dagen bij de eerstvolgende geslaagde reservekopie. Na herstel worden verlopen gesprekken opnieuw verwijderd vóór toegang.
De AI kan fouten maken. Verstuur geen wachtwoorden, ledenlijsten, bankgegevens of andere gevoelige informatie. Alleen werkelijk verstuurde tekst wordt opgeslagen.
De bewaartermijn bij Anthropic staat los van onze eigen database. Zie de verwerkersafspraken en uitleg over API-gegevens. We geven geen toestemming om deze gesprekken voor modeltraining te gebruiken. We verkopen je gegevens niet.
Noodzakelijke cookies zorgen onder meer dat websitebeheer en je privacykeuze werken. Meten van websitegebruik gebeurt alleen als je daarvoor kiest. Je kunt je keuze via de cookie-instellingen wijzigen.
We gebruiken beveiligde verbindingen en afgeschermd beheer. Technische gegevens helpen ons fouten en misbruik te onderzoeken. De chatbegrenzing gebruikt een afgeschermde afgeleide van het bronadres, geen leesbaar IP-adres in het gespreksrecord. De grondslag voor beveiliging is ons gerechtvaardigd belang.
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je gegevens, en waar van toepassing om overdracht. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar info@clubdash.nl. Bij een chat zonder e-mailadres helpt de datum en het onderwerp ons om het gesprek te vinden; stuur geen gevoelige gegevens mee.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een ingetrokken toestemming verandert niets aan verwerking die daarvóór rechtmatig plaatsvond.